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ライト
法人営業として東証プライムの上場企業をはじめとする数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして働く傍ら、副業、株式投資、にも興味を持ち始め本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
全ての社会人にとって「報連相」は、上司との関係構築や仕事を円滑に進めるための重要なスキルです。「報連相がしっかりできていない」と指摘されたり、上司からの進捗確認に焦りを感じたことは誰しもあると思います。この記事では報連相が苦手な社会人向けに、報連相が必要な理由や実践するためのコツやポイントを解説します。
報連相とは
「報連相」は、「報告」「連絡」「相談」の略語です。仕事を円滑に進めるための基本的なコミュニケーション手法で、具体的には、仕事の進捗状況や問題点を報告すること、必要な情報を連絡すること、対応に困ったり判断に迷った際に相談することを指します。
この３つの要素は、上司との関係構築や仕事を円滑に進めるためには重要なスキルです。
報連相はなぜ重要なのか
仕事において何かをやり遂げる時、1から最後まで全ての仕事を自分で完結させることはほとんどないでしょう。仕事は基本的にチームプレーです。報連相は、チーム全体の生産性や効率を高めるために不可欠です。
適切なタイミングで報連相を行うことで、上司はプロジェクトの進捗を把握しやすくなり、問題が発生した際にも迅速にフォローを入れたり軌道修正を図ることができます。また、報連相がしっかり行われていると、部下としての上司からの信頼を得やすくなり、今後のキャリア成長にも繋がります。
男性Sくん「報連相」の実践は、どうやったら相手に簡潔に要点を伝えられるかのトレーニングにもなるよね。
女性Lさんチャットやメールの文章で報告する時は、PREP法なども意識して伝わりやすい文章を心がけているわ。
PREP法は結論から伝える文章構成の型
PREP法は、結論、理由、具体例、結論の順番で伝える文章構成の型のことです。それぞれ以下の頭文字をとっています。
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：具体例
- Point：結論
PREP法は結論を最初に伝えるため、主張がわかりやすいのが特徴です。プレゼンテーションや顧客との商談など、論理的な説明が必要な場面で活用できます。
Indeed 「PREP法」とは？メールやプレゼンに上手に取り入れる方法を紹介！
部下から上司へ報連相が必要な理由
上司は部下の仕事進捗を把握しておきたいもの
報連相を頻繁に行うことで、上司は部下の仕事の進捗状況をある程度リアルタイムで共有することが可能になります。これにより上司は現在の仕事の進捗を把握し、必要に応じて周りのメンバーにサポートを要請したり、上司のさらに上の上司に報告をあげることができます。
特に、複数のプロジェクトを同時に管理している上司にとって、部下からの報告は重要な情報源です。部下が報連相を怠ると、上司はプロジェクトの進捗に不安を感じ、結果として信頼関係が損なわれる可能性があります。
会社の組織は多重構造になっています。「上司1人に対して部下10人」というようなシンプルな組織構造ではなく、「係長」の上司は「課長」、その「課長」の上司は「部長」のように上司にも上司がいます。「自分」→「係長」→「課長」→「部長」へスムーズに連絡が通るように仕事の進捗状況はできるだけリアルタイムに共有しておくのがベターです。
何かあった時に責任を取るのが上司の仕事
上司は部下の進捗管理だけではなく、何か問題が発生した時に責任を取るのが上司の仕事です。
もしも、部下が上司への「報連相」を怠って、取り返しのつかない問題が発生した場合の上司の心情はどうでしょうか？「なんでもっと早く報連相をしてくれなかったのか」「こうなる前に何か打つ手はあったんじゃないか」と思うことでしょう。
「仕事を進めるのが部下」「結果に責任を取るのが上司」という関係性を意識することで、「報連相」の重要性を理解できるのではないでしょうか。上司への報告は何か問題が発生した時に自分の立場を守るためでもあります。
ライト「報連相」って面倒くさいって思う人も多いと思います。「何かあった時」を想像して、自分の責任の範囲内で処理できるもの以外はこまめに報連相を実施していく必要があります。
要約幼児上司から見て、報連相をタイムリーにしてくれない部下には大きな仕事を任せにくいよね。報連相をしてくれない部下に仕事を任せるのはリスクが大きく思えてしまうヨ☆
上司からの進捗確認は報連相が不足しているサイン
もし上司からの進捗確認が頻繁に来るようであれば、それはあなたの報連相が不足しているサインかもしれません。上司は部下を信頼して任せたいと考えていますが、必要な情報が提供されていない場合、自ら確認するしかなくなります。こうした状況を避けるためには、先手を打って部下から自発的に報連相を行うことが重要です。
報連相ができない原因
プライドが高く完璧主義
プライドが高く完璧主義な場合、「報告する前に完璧な成果を出さなければ」と考えてしまい、結果として報告が遅れたり、報告自体できなかったりすることがあります。しかし、仕事の成果は周りのメンバーや上司と一緒に作っていくものです。完璧を求めるあまり報告が遅れることは、かえって上司やチームに迷惑をかける可能性があります。
完璧主義は悪いことではありませんが、仕事においてはできるだけ自分の期待値を下げてこまめに報連相しておくことが業務効率を上げる鍵になります。
上司が威圧的で怖い
一方で、上司の部下への態度が威圧的である場合も、報連相が滞る原因となってしまいます。部下が「こんなことを報告したら怒られるかもしれない」と感じると、報連相を避ける傾向があります。上司は意識的に相談しやすい態度を示し、部下が安心して報告や相談ができる環境や関係性を作ることが大切です。
報連相する時のコツ
- 定期的に進捗報告を行う：
定期的な進捗報告は、報連相を円滑に進めるための基本です。
例えば、週に一度、必ず進捗報告を行うと決めておけば、上司もプロジェクトの状況を把握しやすくなります。また、進捗が遅れている場合や予期せぬ問題が発生した際にも、早めに報告することで適切な対応が可能になります。定期報告の習慣を持つことで、上司からの信頼が深まるでしょう。
例: 毎週月曜日の朝に、前週の進捗と今週の予定をメールで報告する。この際、達成できたことだけでなく、未達成の項目や問題点も正直に伝える。 - 迷ったときは早めに相談する：
問題や判断に迷ったときは、早めに相談することが重要です。
自分で解決しようとするあまり、問題が深刻化してから報告すると、状況が悪化していくリスクがあります。上司の勤務スケジュールをある程度把握しておいて相談しやすいタイミングや方法をあらかじめ確認しておくと良いでしょう。
例: プロジェクトを方針変更すべきか判断に迷った場合、早めに「今後の方針について迷っています。お時間をいただけるときに相談させてください。」と連絡し、選択肢とそのメリット・デメリットを自分なりにまとめておく。
これらのコツを実践することで、報連相がスムーズに行えるようになり、上司との信頼関係がより強固なものとなるでしょう。
まとめ
報連相は社会人としての基本であり、上司との信頼関係を築くための重要な手段です。報連相が苦手な人は「定期的に進捗報告」「迷ったときは早めに相談」この2つを意識するだけでも、報連相を実践するコツを掴むことができます。
報連相を通じて信頼関係を築き、仕事をチームで効率的に進めていきましょう。特に新人の頃は自分で責任を負える範囲も狭く、上司への進捗報告をしつこいくらいにやっておくのが無難です。
