この記事の読了目安時間は約 2 分です
新社会人の皆さん、商談先に訪問する際に「何分前に内線をかけるべきか」について悩んだことはありませんか？初めての商談では、タイミングを間違えると相手に失礼になることもあります。この記事では、訪問から内線をかけるまでの一連の流れを詳しく解説し、理想的なタイミングをお伝えします。
- 商談前の内線は5分前を目安にして考える
- 大企業などのように執務室から会議室まで距離がありそうな場合や、一階ロビーで受付を済ませてからエレベーターに乗る場合は5−10分前で良い
会社には商談の何分前に到着するべき？
まず、商談の何分前に会社へ到着するべきかについてです。初めて訪問する企業の場合、15分前に到着するのを目標としてスケジュールを立ててみましょう。この15分という時間は、商談前の準備や身だしなみの確認、お手洗いを済ませる時間を考慮したものです。また、予想外の交通状況や道に迷うリスクを軽減するためにも、余裕を持って会社に到着することが大切です。
要約幼児会社HPの『アクセス』というページを見ると「◯駅の◯番出口が一番近い」とか「駅から徒歩◯分」とかより具体的な情報を入手できるよ。
ライト会社の住所だけではなく、3Dマップなどでビルの外観なども確認して迷子にならないように念入りに準備をしておこう。
商談前 会社に到着したらやるべきこと
次に、会社に到着したらやるべきことについて説明します。商談が成功するかどうかは商談直前の行動も重要になってきます。
お手洗いを済ませ身だしなみを整える
まず、お手洗いと済ませ身だしなみを整えることが重要です。商談前にお手洗いを利用し、身だしなみをチェックすることで、相手に対して清潔感のある印象を与えることができます。特に夏場は汗をかきやすいので、ハンカチで汗を拭くことも忘れずに。
担当者の所属部署と名前、用件を最終確認
次に、担当者の名前と用件を最終確認しましょう。商談相手の名前や部署、商談の目的を再度確認しておくことで、内線をかけた際に応対された方とスムーズにやり取りができます。大企業の場合は、同じ名字の担当者が複数いることもありますので、部署名とフルネームを覚えておくと安心です。
内線は予定の5分前にかけるのが理想
内線は予定の5分前にかけるのが理想です。このタイミングで内線をかけることで、相手に余裕を持って対応してもらうことができます。また、急な予定変更や他の用事で担当者が不在の場合でも、5分前ならば他の対応策を考える余裕があります。以下は参考例ですが以下のような流れで行動してみても良いでしょう。
商談同席予定の人と現地集合する場合は、商談の10分前には合流しておくのが理想です。
受付のあるような企業なら5‐10分前でも良い
一階ロビーで入館登録が必要な場合や受付のある企業の場合は5‐10分前に入館手続きして良いとされています。受付がある場合には受付から担当者に取り次ぐまでに時間がかかることが多いためです。大企業の受付では、訪問者の情報や予約されている会議室を確認し、担当者に連絡するプロセスがあるため、通常の会社よりも時間がかかることが一般的です。
客先訪問を何度も経験していると、内線が繋がらず担当者を呼び出すことができない場面も時々あります。そんな時は、担当者のメール署名欄に書いてある電話番号に携帯からかけて呼び出します。
まとめ
商談先に訪問する際の内線をかけるタイミングについて理解していただけましたでしょうか？内線をかけるタイミングは、通常の会社では商談の5分前、大企業などの受付がある場合は5‐10分前を目安にすると良いでしょう。また、商談には余裕を持って会社に到着することを意識して、お手洗いを済ませて身だしなみを整えることも忘れずに行いましょう。担当者の名前と用件を最終確認し、スムーズでスマートな受付を心がけると良いです。これらのポイントを押さえておけば、慣れない商談でも落ち着いて臨むことができるでしょう。
要約幼児みんなの商談の成功を祈ってるよ☆
