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議事録作成は会議での報告や決定事項を正確に記録し、会議の内容を後で確認できるようにするための重要な仕事です。先輩に「今日の会議、議事録お願いできる？」と言われた際、自信を持って引き受けられるよう議事録を作成する目的を理解し、押さえるべきポイント、注意点について学んでいきましょう。
会議で議事録を取る目的
良い議事録を完成させることを考える際、まずは議事録をなぜ取るのかということを理解することが大切です。議事録を取る目的を理解できれば自ずと議事録に記載しておきたい内容が想像できます。たとえば以下のような目的が考えられます。
会議で議事録を取る目的3選
- 会議の記録を残す：
いつどこで開かれ、誰が参加してどのような議題が話し合われたのか会議の記録を残します。 - 欠席者への情報共有：
会議に参加できなかったメンバーにも内容を共有し、情報の一貫性を保ちます。 - 責任の明確化：
会議を終え、誰が何をするか、いつまでに行うかを明確にし各自のタスク遂行を促進します。
議事録の作成で押さえるべきポイントと流れ
事前準備
- 会議のアジェンダを確認し、議論される内容を予め把握しておく。
- 会議の内容に応じて必要なテンプレートやフォーマットを準備しておく。
会議中のメモ取り
- 発言者の名前、発言内容、決定事項、タスクや期限を記録する。
- メモを取る際は要点を押さえつつ、できるだけ簡潔に記録する。
議事録の整理
- 会議後にメモを整理し、議事録の形式にまとめる。
- 重要事項や期限の情報を網羅的に記述し、誰が見ても誤解が生じない表現を意識する。
議事録の共有
- 会議の参加者や関係者に速やかに共有する。
ライト情報の抜けが発生しないように意識するあまり議事録の文字数が多くなってしまうことがあります。役所とかでない限り、基本的に議事録は発言録である必要はなく、事実を簡潔に少ない文字数で書くことを意識してみましょう。
要約幼児会議の参加者は役職上位から順番に敬称略で書くとスマートな印象があるネ☆
議事録に必要な情報
どの会議議事録でも一般的に共通して必要と思われる情報を幾つか紹介します。こちらを参考にご自身が所属している会社や職種、参加予定の会議に合わせて取捨選択していただければと思います。
- 日時：会議が開催された日時
- 場所：会議が開催された場所
- 参加者：会議に参加した人
- 議題：会議で話し合われたこと
- 決定事項：話し合いで決定したこと
- 報告事項：情報共有等、会議で報告されたこと
- 各自のタスク：次回会議までに進めておく各自のタスク
最近はWEB会議も一般的になりつつあり、TeamsやZoomに備わっている音声認識機能を使うことで議事録作成業務も一部効率化できます。最近はAI要約機能を備えた有料の議事録作成アプリケーションなども販売されています。
議事録作成の注意点
議事録を作成する際には、いくつかの注意点があります。
- 情報の正確さを保つ
- 情報の正確性を確保し、誤解を避ける。
- 曖昧や抽象的な表現を避け、具体的に記載する。
- 中立的な視点
- 個人の意見や感情を排除し、客観的に会議を記録する。
- 迅速な作成と共有
- 会議終了後できるだけ早く議事録を作成し、関係者に共有する。
- 共有の遅れは情報の鮮度を低下させるため、迅速な対応が求められる。
まとめ
議事録の作成は、会議の成果を正確に記録し、組織の営業活動を効率的に進めるために不可欠な作業です。事前準備、会議中のメモ取り、議事録の整理、共有といったプロセスを通じて、正確で簡潔な議事録を作成することが重要です。これにより、コミュニケーションの円滑化やタスクの遂行が促進されます。
