この記事の読了目安時間は約 3 分です
急な退職が決まった際、限られた時間内で営業引き継ぎを無事に終えられるのかと不安を感じることはありませんか？この記事では、短期間で必要な情報を後任者に伝えるためのポイントを紹介します。「立つ鳥跡を濁さず」の言葉通り、大切な顧客との関係を維持し、スムーズな業務継続を実現するために是非参考にしてください。
営業職における引き継ぎの重要性と成功の秘訣
営業職の引き継ぎは、顧客との信頼関係を継続させるために非常に重要です。前任者が築いた関係やプロジェクトの進行状況をスムーズに後任者に引き継ぐことができれば、顧客の満足度を維持し、滞りなくお取引を継続することができます。逆に、もしも引き継ぎが不十分だと顧客からの信頼を失い、ビジネスチャンスを逃すリスクが高まります。
最近は退職時の引き継ぎ業務を従業員の義務として就業規則に定めている会社も多くみられます。怠慢な引き継ぎは就業規則違反になりますので退職する会社であっても誠意ある対応で引き継ぎ業務に臨みましょう。
引き継ぎの平均時間と短期間で効率的に行う方法
通常、営業職の引き継ぎには数週間から1ヶ月程度の時間がかかるとされています。しかし、急な退職や転職が決まった場合、そこまで時間を取ることが難しいこともあります。そのため、限られた時間内で効率的に引き継ぐためには「引き継ぎの順番/優先順位」「引き継ぐべき情報」を意識して対応を進める必要があります。
退職の意思は退職日の何日前に伝える？
参考：民法｜e-Gov法令検索
要約幼児引き継ぎって、毎度のことだけど本当に時間が無いよねェ…
短期間での営業引き継ぎステップ：限られた時間を有効に使う
社内での引き継ぎステップ
引き継ぎに充てられる残りの時間を把握しましょう。どれだけの時間を引き継ぎに充てることができるかを計算し、重要な情報から優先的に引き継ぎを進めていきます。
- 全顧客のリスト
- 各顧客の窓口となる担当者と連絡先情報
- 取引の履歴と進行中の案件、顧客状況の概要
- 各案件のステータス
- 今後の予定とタスク
- 関係者や必要資料
- 顧客ごとの特記事項
- 取り引きで使用しているシステムやツールの使用方法
- 今後の取引で想定されるリスク/トラブルが発生した場合の対応方法
決して独りよがりの引き継ぎにならないように、質疑応答の時間は設けてあげましょう。引き継ぎは口頭だけで済ませるのではなく書面で引き継ぎ書を作成しておくようにして下さい。引き継ぎ書を見返せば顧客対応は問題なくできることが理想です。
社外での引き継ぎステップ
社内だけの引き継ぎで完結しないのが営業の引き継ぎです。顧客との信頼関係を維持するためには、顧客との直接的なコミュニケーションも非常に重要です。時間との相談になりますが、以下のステップで、顧客へのアポイント取得と面談での引き継ぎを行いましょう。
- 優先順位の決定：
全顧客の中から特に重要な顧客を選び、優先的にアポイントを取得します。進行中の案件が多い顧客や、長期的な取引が見込まれる顧客を優先して選びましょう。 - 連絡方法の検討：
顧客ごとに最適な連絡方法（電話、メール、ビデオ会議）を選びます。重要な顧客には電話や対面での連絡が望ましいです。 - アポイントのスケジュール調整：
退職までの期間を考慮し、可能な限り早めにアポイントを設定します。後任者とスケジュールをあわせて、スムーズにアポイントを調整できるようにします。
- 退職の報告と御礼：
まず、退職することの報告を改めておこないます。これまでお世話になった顧客担当者に感謝の意も丁寧に伝えましょう。 - 後任担当者の紹介：
後任担当者について前任から簡単に紹介し、後任担当者からも自己紹介をしてもらいます。 - 進行中の確認と今後の予定について：
進行中の案件や今後の予定について、改めて三者（顧客担当者/前任/後任）で情報を整理します。引き継ぎによって生じる懸念事項があれば顧客へ事前説明して安心を得る努力をします。 - 後任者とのコミュニケーション促進：
後任者に質問を振るなどして顧客担当者と後任が直接話す機会を設け、顧客との関係構築をサポートします。
急な退職でも最低限押さえたい引き継ぎの必須ポイント
退職や引き継ぎは往々にして限られた時間の中でおこなうことが求められます。そんな中でも最低限押さえて欲しい引き継ぎの必須ポイントを紹介します。
- システムのアカウント発行：
システムを介して顧客との連絡やデータのやり取りをおこなう場合、後任者のアカウント発行を忘れずに依頼しましょう。申請書類の準備や発行依頼は基本的に前任者の仕事です。 - 名刺や書類は後任者に渡す：
これまでの営業活動で獲得した名刺や、顧客取り引きの中で受け取った資料は会社にとって貴重な財産です。後任者にきちんと渡して今後の営業活動に役立ててもらいましょう。 - 特別単価や請求周り：
顧客と取り決めている特別単価や請求上の取り決めについては引き継ぎの必須ポイントです。お金まわりのミスは心象が良くないので特に気をつけたいポイントです。請求書は郵送するのか指定の場所にアップロードするのかなども正確に引き継いでおきましょう。
営業引き継ぎのまとめ
営業職の引き継ぎは顧客との信頼関係を維持し、ビジネスの継続性を保つために不可欠です。限られた時間の中でも、最低限必要な情報を効率的に引き継ぐことで、後任者がスムーズに業務を開始し、取り引きを拡大・継続することができます。顧客と後任担当者に迷惑をかけずに済むよう早目の準備を心がけましょう。この記事で紹介したポイントを押さえて、円滑な引き継ぎをおこなってください。
ライト担当交代のメールを出すと感動的な返信をもらえることが時々あります。そんな時、ビジネス上の付き合いではあるものの「仕事は人間関係が作っている」と改めて実感します。
