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ライト
働き盛りの30代で東証プライムの上場企業から中小企業まで数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして会社に勤務する傍ら、自身の知識や経験、学びをアウトプットする目的で本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
上司や取引先から紹介された方に初めてメールを送るとき、「どう書き出せばよいのか」「どこまで丁寧にすればいいのか」と迷った経験は誰しもあると思います？このような場面では、メールの内容次第で第一印象が決まり、場合によっては紹介者からの信頼にも関わります。丁寧さはもちろん、簡潔さや相手への配慮も欠かせません。
ライト本記事では、「紹介された方へ初めて送るビジネスメール」の書き出し方や注意点について、具体例とともに丁寧に解説します。
紹介メールの目的と基本的なマナー
まず前提として、紹介を受けた相手への初メールには、以下のような目的があります。
- 紹介で接点を持てたことに感謝を伝える
- 自分（会社）の存在・立場を簡潔に説明する
- 今後の関係づくりをする
このような目的を意識することで、「相手が理解しやすい丁寧なメール」が書けるようになります。
紹介を経由して相手の連絡先を知った場合、まずは相手に安心感を持ってもらえるよう冒頭に紹介者の名前を明記するのが基本的なマナーです。また紹介してくれた人の顔に泥を塗らないよう、いつも以上に丁寧な対応を心がけましょう。
書き出しで気をつけたいポイント3つ
紹介された相手にメールを送る際の「書き出し」で気をつけたいポイントを3つ紹介します。
紹介者の名前を必ず最初に出す
紹介メールの書き出しで最も大事なのは、誰からの紹介なのかをはっきり伝えることです。
例：
「〇〇株式会社の△△様よりご紹介をいただきました。□□株式会社の××と申します。」
これにより、相手は安心してメールを読めるようになります。特に、信頼している人からの紹介であれば、その安心感はさらに強まります。
簡潔に自己紹介をする
自社や自分の役職について長々と説明するのは避け、相手に関係のある部分だけを簡潔に伝えましょう。
例：
「弊社は〇〇に関するサービスを提供しております。同業他者と比較し、弊社は〇〇の点において特に強みをもっております。」
（3）連絡の目的を明確にする
「挨拶だけ？」「面談の日程調整？」など、相手がメールを送った意図を理解できるようにしておきましょう。
例：
「まずはご挨拶までメールを差し上げました。」
「今後のご相談に先立ち、一度ご面談をお願いできませんでしょうか。」
紹介された相手に初めて送るメールの例文
ここでは、実際に使えるテンプレート形式のメール例文を紹介します。
例文1：ご挨拶メール（初対面）
件名：【☆☆様よりご紹介いただきメールを失礼いたします】□□株式会社 ××
〇〇株式会社
△△様
初めてご連絡をさせていただきます。
私、□□株式会社の××と申します。
この度は、☆☆様より△△様のご紹介いただき、メールを差し上げました。
弊社では〇〇に関するサービスを提供しており、
（簡単な会社紹介と強みや提案）
今回はご挨拶を兼ねてご連絡させていただきました。
何かございましたら私までお気軽にご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ突然のご連絡となり恐縮ですが、
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
────────────
□□株式会社
営業部 ×× ××
電話：03-XXXX-XXXX
メール：xxxx@xxxxx.co.jp
────────────
例文2：面談/日程調整が目的の場合
件名：【ご面談日程調整のお伺い】□□株式会社 ××
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇様より△△様をご紹介いただきました、□□株式会社の××と申します。
このたびは〇〇に関してご面談の機会を頂戴させていただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、以下の日程でご都合の調整は可能でしょうか。
ご都合のよいお日にちをお知らせいただけますと幸いです。
【日程候補】
6月25日（火）10:00〜12:00
6月26日（水）14:00〜16:00
6月27日（木）終日可
ご多用のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
メールを送る際に注意したい点とその理由
逆に、初めて相手に送るメールで避けたい書き方もあります。自分の送るメールが以下のような内容になっていないか注意が必要です。
- 紹介者の名前を後出しにする： 相手が「突然メールが来たけど誰からの紹介？」と戸惑ってしまう
- いきなり用件だけを書く： 自己紹介もなく本題に入られると、失礼な印象と不信感を与える
- 初対面に相応しくない表現を使う：「いつもお世話になっております」「ご無沙汰しております」などの表現は初対面で使わない
メールはビジネスの第一印象を決める大切なツールです。少しの油断や慢心が信頼を損ねる可能性もあるため、言葉遣いには慎重に対応しましょう。
紹介してくれた人への事後報告も忘れずに
紹介された相手とのやり取りが終わった後、つい満足して終わりにしてしまいがちですが、紹介してくれた方への簡単な報告も非常に大切です。
たとえば、「先日ご紹介いただいた〇〇様と無事にご挨拶のやり取りができました。ありがとうございました。」といった、一言のお礼と進捗報告をメールで伝えるだけでも、紹介者との信頼関係が深まります。
紹介者は、あなたと相手の両方に気を配っている立場です。報告をもらえれば安心しますし、「また次も紹介しよう」と思ってもらいやすくなります。
ビジネスにおいては、紹介してくれた方への気配りも、次のチャンスを引き寄せる大事な要素です。やり取りの完了後は、ぜひ感謝と進捗の共有を忘れずにおこないましょう。
まとめ
紹介された相手にメールを送る場面では、「紹介者の信頼を裏切らない」ことを意識して動くことが大切です。この意識を大切にすると自然と良いメールが書けるようになります。
具体的には、
- 紹介者の名前を最初に出す
- 自己紹介を簡潔にする
- メールの目的を明確にする
この3点のポイントを中心に、丁寧で誠実なメールの書き出しを心がけましょう。テンプレートはあくまで一つの形です。自分の言葉に置き換えて、相手に気持ちが伝わるメールを作ることが信頼関係構築の第一歩です。メール1通が、あなたの評価を大きく左右することもあります。自信を持って丁寧に書きましょう！
