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ライト
- 営業経験約10年（主に法人営業）
- これまで中小企業から大企業まで商談経験多数
- 休日はビジネス関連書籍を読み漁み自己研鑽に励む
- 人間関係や仕事の進め方、営業現場での失敗は数知れず
- 当ブログは自身の知識の整理とアウトプットが目的です
当ブログ記事があなたのお役に立ちましたら幸いです！
私たちビジネスマンが送信するメール数の1日の平均は10‐20通ほどとも言われています。メール作成画面を開いたものの、しばらく本文が書けずに手が止まった経験はありますよね？「どうやって本題に入ろう…」と悩んでいるうちに、他のタスク舞い込んで来てしまう。そんな経験のあるあなたに向けて、今スグ使える“切り出しフレーズ”をご紹介します。
ライト本記事を読むことで、メール本文の切り出しに迷うことが無くなりメール作成の効率が飛躍的にUPします！
忘れてはいけないビジネスメールの基本
ビジネスメールは起承転結が重要です。メールの冒頭では「日頃はお世話になっています」などの挨拶から始まり、末尾には「よろしくお願いします」といった締めの言葉が一般的な型になります。この型を意識してメール作成することで、相手に対する最低限の礼儀を示しつつ、コミュニケーションの効率も上がります。
メールを送り合う頻度が多い相手には、メール冒頭の挨拶文は簡略化や割愛して良い傾向にあります。逆に年に数回のビジネスメールを送り合う仲の場合は、メールの型を意識した文章の方が無難な印象です。
頑張って書いたメールに相手から返信が来ないと心配になりますよね。次のタスクが控えていたり、返事を急いでいる時はなおさらです。そんな悩みに対して参考になる記事はこちらです。
メールにおける本題の切り出し方
あなたが考えるメールの本題が切り出しにくい理由はなんでしょうか。おおよそ考えられることとしては「突然要件を切り出すのはなんだか失礼に感じる」、「しかし一方で丁寧すぎると逆に回りくどくなる」というのが大きな理由で、その2つのバランスが難しいためのように思います。でも、そんな難しいバランスは以下のようなフレーズをメールで使用することで、スムーズに本題に移行することができます。
本題を切り出す鉄板フレーズ4選
- さて：
「さて」を使うと、前置きから本題にスムーズに移行することができます。例えば、「さて、本日の会議についてですが…」といった具合です。このフレーズは、相手に対して本題に入ることを明確に示すため、ここからが本題だなと理解しやすい表現となります。 - 早速ですが：
「早速ですが」は、迅速に本題に入りたい時に使える有効なフレーズです。例えば、「早速ですが、次回のプロジェクトについてご連絡いたします。」といった使い方ができます。このフレーズを使用することで、単刀直入に本題へ入る姿勢をとスピード感を示すことができます。 - 〇〇の件：
「〇〇の件」は、特定の話題について本題に入る際に便利な表現です。例えば、「次回の会議の件ですが…」といった形で使用します。このフレーズは、相手に対して具体的な話題について話を進めることを明示するため、話題の対象を具体的に特定し認識の齟齬を避けることができます。 - 掲題の件：
「掲題の件」は、メールの件名に内容を記載している場合に使える効果的なフレーズです。例えば、「掲題の件について、メールを失礼いたします。」といった使い方です。このフレーズを使用することで、相手はメールの件名と本文の内容が一致していることを確認しやすくなります。
豆知識：掲題の件は造語？
この記事を読んでいるあたなたも「掲題の件」という表現に少し違和感を覚えたかもしれません。実はこの言葉、ビジネスメールでよく使われるものの、少し特殊な背景があるんです。
用語解説：「掲題」について
出典：実用日本語表現辞典
「表題（標題）の件」が本来の意味的には正しいようだけど、最近は「掲題の件」という表現もビジネスシーンでは良く目にします。
ライト私は「掲題の件」というのを比較的好んで使用しているのですが、似たような表現が「表題」、「標題」、「表記」、「掲題」などと複数ありますよね。
まとめ
ビジネスメールにおいて本題に入る際には、簡潔で明確な表現で本題に移行することが重要です。「さて」「早速ですが」「〇〇の件」「掲題の件」などのフレーズを適切に使用することで、スムーズに本題へ移行することができます。これらのフレーズを使いこなすしてビジネスメールのコミュニケーションを円滑にし、相手とのやり取りを効率的に進めていきましょう。
ライト人によっては1日に数十通以上ビジネスメールのやり取りが発生します。メーラーのテンプレート機能なども上手に活用しながら日々の業務効率を上げていきましょう。
