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ライト
法人営業として東証プライムの上場企業をはじめとする数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして働く傍ら、副業、株式投資、にも興味を持ち始め本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
ビジネスメールを作成する際、本題に入るまでの文章構成で悩むことはありませんか？特にビジネスメールに不慣れな方にとって、本題をスムーズに切り出すことは難しいかもしれません。本記事では、ビジネスメールにおける簡単で効果的な本題への入り方について紹介します。
基本知識：ビジネスメールの特徴
ビジネスメールは起承転結が重要です。メールの冒頭では「日頃はお世話になっています」などの挨拶から始まり、末尾には「よろしくお願いします」といった締めの言葉が一般的な型になります。この形式は、相手に対する最低限の礼儀を示し、ビジネスの場における基本的なコミュニケーション上で重要なことです。
ビジネスメールの最初の部分では、相手に対する感謝やお礼の言葉を述べることで、メールの内容に対する受け入れ態勢を整えます。例えば、「お世話になっております。先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。」といった挨拶文です。このような気遣いや挨拶文は、相手との円満な関係を保つために欠かせません。
メールを送り合う頻度が多い場合には、上記のような挨拶文は簡略化や割愛して良い傾向にあります。逆に年に数回のビジネスメールを送り合う仲の場合は、メール冒頭の導入文について少し気遣いした方が無難な印象です。
メールにおける本題の切り出し方
本題に入る際には、相手に対して明確かつ簡潔な方法で切り出すことが求められます。たとえば以下のようなフレーズを使用することで、スムーズに本題に移行することができます。
すぐに使える本題を切り出すフレーズ4選
- さて：
「さて」を使うと、前置きから本題にスムーズに移行することができます。例えば、「さて、本日の会議についてですが…」といった具合です。このフレーズは、相手に対して本題に入ることを明確に示すため、ここからが本題だなと理解しやすい表現となります。 - 早速ですが：
「早速ですが」は、迅速に本題に入りたい時に使える有効なフレーズです。例えば、「早速ですが、次回のプロジェクトについてご連絡いたします。」といった使い方ができます。このフレーズを使用することで、単刀直入に本題へ入る姿勢を示すことができます。 - 〇〇の件：
「〇〇の件」は、特定の話題について本題に入る際に便利な表現です。例えば、「次回の会議の件ですが…」といった形で使用します。このフレーズは、相手に対して具体的な話題について話を進めることを明示するため、話題の対象を特定し認識の齟齬を避けることができます。 - 掲題の件：
「掲題の件」は、メールの件名に内容を記載している場合に使える効果的なフレーズです。例えば、「掲題の件について、メールを失礼いたします。」といった使い方です。このフレーズを使用することで、相手はメールの件名と本文の内容が一致していることを確認しやすくなります。
豆知識：掲題の件は造語？
用語解説：「掲題」について
出典：実用日本語表現辞典
男性Sくん「表題（標題）の件」が本来の意味的には正しいようだけど、最近は「掲題の件」という表現もビジネスシーンでは良く目にするわね。
まとめ
ビジネスメールにおいて本題に入る際には、簡潔で明確な表現で本題に移行することが重要です。「さて」「早速ですが」「〇〇の件」「掲題の件」などのフレーズを適切に使用することで、スムーズに本題へ移行することができます。これらのフレーズを使いこなすしてビジネスメールのコミュニケーションを円滑にし、相手とのやり取りを効率的に進めていきましょう。
ライト人によっては1日に数十通以上ビジネスメールのやり取りが発生します。メーラーのテンプレート機能なども上手に活用しながら日々の業務効率を上げていきましょう。
要約幼児サクッと本題に入るって意外と難しいよね♪社会人はビジネスメールと長く付き合っていくことになるから、少しずつ自分のメールの型を見つけていこう！
