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ライト
法人営業として東証プライムの上場企業をはじめとする数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして働く傍ら、副業、株式投資、にも興味を持ち始め本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
ビジネスシーンにおいて、アポイントの日程調整は避けて通れない重要なスキルです。しかし、意外と多くの社会人が、アポイントの日程調整でつまずいてしまうことがあります。特に、候補日を提案するタイミングや方法について悩むことが多いのではないでしょうか？ 「自分から候補日を提案すること」 は、日程調整をスムーズに進めるための基本ですが、それを怠ると相手に負担をかけたり、ビジネスの信頼感を損ねる可能性もあります。
この記事では、アポイントの日程調整を成功させるために、 自分から候補日を提案することの重要性 と、効果的な方法について解説します。特に、忙しいビジネスマンに向けて、日程調整をスムーズに行うコツをお伝えします。
候補日は自分から提案するのが基本
客先にアポイントのお願いをする場合、候補日は自分から提案することが基本 です。これにはいくつかの理由があります。
自分から提案するべき理由
まず、 相手に候補日を提案してもらうことは、相手のスケジュールを複数仮押さえする負担 につながるため、配慮が必要です。たとえば、相手に「ご都合の良い日時を教えてください」と依頼すると、相手は何通りものスケジュールを事前に仮押さえする必要が出てきます。これにより、相手に無駄な手間をかけてしまい、面談前からネガティブな印象を与えてしまう恐れがあります。
また、相手に「会いたい」と思っているのはどちらかを考えることも大切です。営業の面談機会をもらおうとしている場合、相手に「会いたい」と思っているのは自分です。ビジネスシーンに限らない話ですが、誘った方から候補日提案をするのが人間関係を円滑に進める基本でもあります。
候補日を相手からもらう時はどんな時？
日程調整は基本的に自分から候補日を提案するべきですが、状況によっては 相手から候補日をもらう方が適切な場合 もあります。たとえば、以下のような場合です。
複数の参加者がいる会議やプロジェクトのアポイントメントでは、スケジュール調整が非常に複雑になります。この場合、全員の都合をまとめるため、主催者側に候補日を提示してもらう方が効率的です。
忙しい役員や上級管理職と日程調整を行う際には、 相手のスケジュールに合わせる 必要がある場合があります。このような場合は、自分から候補日を提案するのではなく、相手側からの提案を待ち、それに対応する形で調整を進める方がスムーズです。
上記のような場合では、候補日を自分から提案しなくてもよく、丁寧に相手のスケジュールを伺う姿勢 を示すことで、誠実さをアピールすることができます。
スムーズに日程調整をおこなうコツと流れ
では、具体的にどうすれば日程調整をスムーズに行うことができるのでしょうか？ここでは 候補日の提案から確定までの流れ を、いくつかのポイントに分けて解説します。
1. 複数の候補日を提示する
できれば3つ以上の候補日を提示 することを心がけて下さい。候補日を1日だけで提案すると、相手の都合が合わない場合、再度日程を調整する必要が出てきます。そのため、 相手が選びやすいように 複数の日付と時間帯を提示しましょう。
メールの文例
例： 「以下の日程ですと〇〇様のご都合はいかがでしょうか？
①〇月〇日（火） 10:00～12:00
②〇月〇日（水） 14:00～16:00
③〇月〇日（金） 16:00～18:00
このように 曜日と時間帯を組み合わせた候補を提示 することで、相手が選びやすくなり、返信も迅速に受けられる可能性が高まります。また、日時の表記は統一して視認性も高くするような心がけも重要なポイントです。
もしも自分のスケジュール調整可能な候補日が1日だけしか無い場合には、「ピンポイントで大変恐縮ですが、◯日（水曜日）でお時間いただけないでしょうか？」のように電話で日程調整の相談をする方がスムーズな気がします。
2. 柔軟な対応を心がける
柔軟な姿勢 を持って相手の都合に対応することも重要です。候補日を提案する際には、「もし上記の日程が難しい場合は、他の日程でも調整可能ですのでご遠慮なくお知らせください」といった一文を添えることで、相手に対する配慮が伝わり、柔軟な姿勢を示すことができます。
3. 面談日時は相手に選んでもらう
基本は候補日時を自分から送り、先方に面談日時を選んでもらう関係が理想です。メールでは「候補日をご確認いただき、〇〇様のご都合の良い日時をお知らせください」と付け加えてことで、相手がリラックスして日程を選べるようになります。
4. メールの文面は簡潔かつ丁寧に
ビジネスメールは 簡潔かつ丁寧な言葉遣い が求められます。日程調整のメールも例外ではありません。メールの目的は日程調整であることを忘れてはいけません。長々とした説明や不必要な情報を避け、要点をしっかり押さえた文面を心がけましょう。長々としたメール文章は相手の読む気を失わせ、返信がどんどん後回しにされてしまうリスクを高めてしまいます。
まとめ
アポイントの日程調整は、自分から候補日を提案するのが基本 です。できるだけ相手に負担をかけず、迅速かつスムーズにアポイントを確定するためには、複数の候補日を提案し、柔軟な姿勢で対応することが重要です。また、面談の種類や先方の状況に応じ、時には先方から候補日を送ってもらうなど日程調整は時に柔軟性も求められます。この記事で紹介したコツを活用し、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現していきましょう。
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