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ライト
- 営業経験約10年（主に法人営業）
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- 当ブログは自身の知識の整理とアウトプットが目的です
当ブログ記事があなたのお役に立ちましたら幸いです！
「このメール、返すべき？それとももう終わりでいい？」社会人なら誰もが悩んだことがあるであろう“相手のメールに対する返信の終わり時”。本記事では、あなたの迷いを減らすために実用的な判断基準と、今すぐ使える会話の締めフレーズをまとめて紹介します。
ライト社会人経験が浅いと、返信の適切な終わりどきや終わり方がわからないことも多々あります。返信をしないとモヤモヤするし、全て律儀に返信していたら自分が疲弊してしまいます。そんな悩みを解消します！
どうして？“返信の終わりどき”が難しい理由
メールは相手に情報を伝える上で有効なツールであることは間違いないですが、形式的で内容の無いメールは相手のメールボックスを圧迫し、送信者側と受信者側双方の時間を奪います。しかしながらメールへ返信しないと「メール届いてますか？」などとあとから相手に返信を催促されたりする恐れも。だからこそ、メールの返信に対しては自分の中で一定の基準を持つことが大切です。
それでは、
- 返信が必要なメール
- 返信不要なメール
- グレーゾーンのメール
の順で整理して紹介していきます。
返信が必要なメール
一般的に返信が必要なメールは以下のようなものがあります。
- 相手からの質問や確認のメール
質問や確認のメールは自分に回答のボールがある状態です。何らかの意思表示や情報提供を求められているため、返信が必要になります。 - 相手から感謝、謝罪のメール
感謝や謝罪のメールは、相手が感情を伝えるために送ってきた特別なメールです。関係を円満に維持していくためにも、返信しておくのがベターです。 - 自分から始動したメールに対する返信のメール
「これについて教えてください」のように、自分から始動したメールに対して返信があった場合には、返信するのが一般的なマナーです。これを怠ると相手は「自分の返信は読まれたのだろうか？」と不安になり、スムーズなコミュニケーションが難しくなります。
上記のメールに共通していることは、相手が何らかのリアクションを自分に期待していることです。
返信をしなくてもよいメール
では、返信をしなくてもよいメールはどんなものでしょうか。
- 相手からの受領連絡
自分がメールを送った際、「まずは受領確認まで」のように受領連絡の返信があることがあります。この場合、次のアクションのボールはまだ先方にあるので返信は不要です。 - 関係者多数の情報共有メール
関係者が多数いて情報共有を目的にしたメールは、情報を一方通行で伝えることが目的なため返信は不要です。受信者が全員律儀に返信した場合、送信者は返信メールを確認する負担が増えます。 - CCでメール内容を共有されているだけのメール
プロジェクトの関係者として自分がメールのCCに入っている場合、特にこちらから連絡事項が発生していない限り返信は不要です。自分が宛先に入っているのか、メールの宛名は誰になっているのかというのも返信の要否を検討する参考情報になります。
上記メールのような相手が自分のリアクションを期待していない場合は、無理に返信しなくても大丈夫なことが多いです。
自分の返信を期待しているか想像することが大切
元も子もない話ですが、返信すべかどうかという問いを一刀両断できるような便利な回答はありません。それは、この問題は相手の考え方や相手との関係性によっても答えが変わってくるからです。そんな中でも大切な考え方は以下の２つです。
- 相手が自分の返信を期待している（待っている）かどうか
- 自分が返信しない場合、仕事は止まってしまうかどうか
「相手は自分のメールを待っているだろうか？」「自分の返信がなくても仕事は止まらないか？」を自問し、そこから導かれる答えに従って対応すべきというのが基本スタンスです。
グレーゾーンの見極め方（文化×関係性×直近での連絡予定）
これまで紹介したように、相手のメールが自分のリアクションを期待しているか否かというのが大きな判断基準になりますが、相手方との関係性など、シンプルに判断を下せない場面が出てきた際は以下の三点もチェックして、検討してみましょう。
- 相手方の文化や性格：相手がメールに対して毎回丁寧にメールを返す文化であれば、自分も合わせて返信しておくのが無難です。相手がドライで最低限の連絡で良さそうかどうか見極めましょう。
- 相手と自分の関係性：相手が顧客や目上の上司である場合、迷うようであれば念の為、返信しておくのが無難なことがあります。
- 近い未来で連絡予定があるか：近い未来に連絡予定がある場合、「先日はメールにてありがとうございました」のようにまとめて連絡することが可能なので、あえて急いで返信する必要はなくなります。
「返信不要」のニュアンスを伝えられる便利な締めフレーズ
相手に「返信不要」のニュアンスを伝えつつメールを送りたいときは、以下のような表現が有効です。
ご多忙かとも存じますので、ご不明な点等なければご返信には及びません。
情報共有までのご連絡ですので、こちらのメールはご確認いただくのみで結構でございます。
用件を伝えつつ返信不要であることを表現するフレーズって意外と便利だよね。
まとめ
メールに返信するかどうかの迷いを減らすポイントは、相手が自分に期待していることを想像することです。返信が期待されていない場面、必要以上に律儀なメール返信はかえって相手の時間を奪ってしまいます。必要な返信は即断即決で、不要な返信は勇気を持って省く。返信をパッと“終えられる人”は、仕事の効率を大きく向上させられます。
