請求ミスにはどう対応する?謝罪の方法とメール例文を紹介

この記事の読了目安時間は約 2 分です

この記事を書いた人

ライト

職業:上場企業で働く法人営業のサラリーマン

法人営業として東証プライムの上場企業をはじめとする数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして働く傍ら、副業、株式投資、にも興味を持ち始め本ブログを開設。

『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。

記事に入る前に一言

ビジネスにおいて肝を冷やすシーンの一つに「請求ミス」があります。間違った請求書を送付してしまうと、先方の信頼を損ねるリスクがありますし、請求書の差し替えや返金対応など業務フロー全体に影響を与えることもあります。しかし、大切なのは「ミスをどうリカバリーするか」です。本記事では、請求ミスが発覚した際の対応方法や再発防止策の考え方、謝罪メールの例文を紹介します。

目次

請求ミスが発覚したらどうする?

STEP

上長に報告と相談

まず、ミスが判明した段階で迅速に上長に報告しましょう。この際、冷静に原因と結果を説明することが重要です。

  • 原因:例)「請求書発行時に金額を間違えて入力してしまった。」
  • 結果:例)「◯月◯日付けで先方に誤った請求書を送付した。」

報告が完了したら上長へどう対応すべきか相談し指示を仰いでください。このステップ1を省略してステップ2へ進むと、後々の対応が煩雑になるだけでなく、組織としての対応力が問われる場合もあります。

STEP

客先に請求ミスの報告/謝罪と状況の確認

次に、誠意を持って速やかに客先へ連絡を取りましょう。以下の流れで対応します。

  • 謝罪:まず、請求ミスについて丁寧に謝罪します。
    例:「この度は弊社の不手際により誤った請求書をお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。」
  • 状況の確認:その上で、先方のお支払い状況を確認します。
    • 未払いの場合:支払い前であれば、速やかに訂正した請求書を発行し、差し替えの了承を得ます。
    • 支払い済みの場合:支払い済みの場合は返金が必要になるケースがあるため、社内の経理担当者と連携しながら対応を進めましょう。

請求ミス発覚後の初回連絡は信頼回復の第一歩となるため、迅速かつ丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

STEP

再発防止策を検討

請求ミスが発生した背景には構造的な問題が潜んでいることが多いです。

  • ダブルチェック体制の欠如:一人の担当者だけが請求書の作成/発行を担っている。
  • 環境的要因:Excelなど手入力が多い作業フロー。

これらの問題を解消するために、再発防止策を検討しましょう。以下は例です。

  • ダブルチェックを実施できるフローを構築。
  • クラウド型請求書作成サービスの導入で、ヒューマンエラーを減少。

再発防止策を検討することで同じミスを繰り返さない体制を整えることができます。

豆知識:請求漏れから何年経過したら時効になる?

第百六十六条 債権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅する。
一 債権者が権利を行使することができることを知った時から五年間行使しないとき。

※売掛金がある場合は5年以内に客先から集金しないと時効が成立してしまいます。

出典:【民法 第166条】e-Gov法令検索「民法」

請求ミスした際の謝罪メール例文

以下に、請求ミスが発覚した際に使用できる謝罪メールのテンプレートを紹介します。文章構成の一例としてご参考下さい。

件名:請求書の訂正とお詫び

〇〇株式会社 
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△ 営業部の□□でございます。

先程はお電話にてご対応をいただきありがとうございました。
この度は弊社の不手際により誤った内容の請求書をお送りしてしまい、
大変申し訳ございませんでした。

以下の通り、請求内容を訂正させていただきたくご確認をお願いできますと幸いです。

【訂正前の内容】
請求書番号:12345
金額:100,000円(税抜)

【訂正後の内容】
請求番号:12346
金額:120,000円(税抜)

つきましては、訂正済みの請求書を本メールに添付してお送り差し上げます。
原本は別途郵送手配させていただきます。
お手数をおかけし恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明点等がございましたらお気軽にお知らせください。

この度はご迷惑をおかけしましたことを重ねて深くお詫び申し上げます。

引き続きよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーー

株式会社△△ 
営業部 □□
電話番号:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxx@company.com

請求ミスで大切なのは同じミスを繰り返さないこと

どんなに気をつけていてもミスは誰にでも起こり得ます。請求ミスが発覚して一番大切なことは、同じミスを繰り返さないようにすることです。そのためには、再発防止策の検討とその実行に時間を惜しまないことが大切です。

再発防止策を考えるコツ
  • ミスの原因を突き止める。(なぜ?の問いかけで原因を深堀りする)
  • ミスの原因を特定したらその原因に対して効果的な防止策を検討する。
  • 情報は一部関係者内に留めずチーム全体で共有し、継続的に実行して改善を続ける。

再発防止策を考える際は、「注意して対応する」などのような属人的で抽象的なものではなく、仕組み化された再発防止策を考えるようにしましょう。必要に応じてマニュアルの作成や改定も検討します。

一つ一つの対策を着実に実行していくことが顧客に対する信頼の回復と組織の成長につながります。

まとめ

請求ミスが発生した際の対応は、企業にとって信頼を守るための試金石となります。迅速で丁寧な対応再発防止策の検討、そして謝罪の姿勢が何より重要です。この記事で紹介したポイントを押さえ、トラブル発生時にも冷静に対応できるビジネスパーソンを目指しましょう。

この記事が気に入ったら
フォローしてね!

最後までご覧いただきありがとうございました
目次