冗長なビジネスメールをそのまま送るな！短く要点を伝える5つのコツ

ビジネスメールは「簡潔で丁寧」鉄則

社内外問わず、ビジネスメールは相手の時間を奪わない配慮が大切です。忙しい相手に長文を送りつけると、丁寧で分かりやすく書いたつもりのメールが逆効果になります。短いビジネスメールに慣れていないうちは簡潔で短い文章に「冷たい」印象を受けるかもしれません。

無意識に使いがちな「冗長な表現」と「簡潔な言い換え」パターン

冗長な表現	簡潔な言い換え
ご多用のところ大変恐れ入りますが	恐れ入りますが
もしよろしければご確認いただけますと幸いです	ご確認いただけますと幸いです
何卒よろしくお願いいたします	よろしくお願いいたします
〜していただけませんでしょうか	〜していただけますか
〜させていただきたく存じます	〜いたします

ビジネスメールを簡潔に書くための5つのコツ

シーン別にメールを添削してみた

1. アポ依頼メール

Before：
ご多用のところ恐れ入りますが、来週以降でお時間をいただける日がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。

After：
恐れ入りますが、来週以降でご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。

2. お礼メール

Before：
昨日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

After：
昨日はお時間をいただきありがとうございました。

3. お詫びメール

Before：
この度はご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。

After：
この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

4. 催促メール

Before：
お忙しいところ大変恐縮ですが、現在の進捗状況をご共有いただけますと幸いです。

After：
恐縮ですが、進捗状況をご共有いただけますと幸いです。

5. 確認依頼メール

Before：
お送りします資料にもし誤り等がもしございましたら、お手数ですがご指摘いただけますと幸いです。

After：
資料に誤りがあればご指摘ください。

相手に失礼の無いようにとクッション言葉を多様した文章や、誤解を招かないようにと長文で説明するような冗長な文章はかえって分かりづらさを生み出すことも少なくないです。短い文章表現を意識し、要点を適切に過不足なく伝えることが一流のビジネスマンへの第一歩です。

まとめ

簡潔なメールは「冷たい」のではなく、むしろ「配慮が行き届いている証拠」です。読み手にとって負担のない文章構成を意識することで、信頼感も高まります。メールの文面に少し工夫を加えるだけで、あなたの印象も変わっていくかもしれません。ぜひ、今回ご紹介した表現やコツを、今日からのメールに取り入れてみてください。