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ライト
働き盛りの30代で東証プライムの上場企業から中小企業まで数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして会社に勤務する傍ら、自身の知識や経験、学びをアウトプットする目的で本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
ビジネスメールを書くとき、「丁寧にしなければ」と思うあまり、ついつい長文になってしまうことはありませんか？実は、ビジネスメールは長ければ良いというものではありません。むしろ読み手にとっては、簡潔でわかりやすいメールのほうが配慮を感じられることもあります。
ライト本記事では、無駄がなく、それでいて丁寧な印象を与えるメール表現やアイデアを紹介します。
ビジネスメールで「簡潔で丁寧」が求められる理由
社内外問わず、ビジネスメールは相手の時間を奪わない配慮が大切です。忙しい相手に長文を送りつけると、丁寧で分かりやすく書いたつもりのメールが逆効果になることもあります。短いビジネスメールに慣れていないうちは簡潔で短い文章に「冷たい」印象を受けるかもしれません。しかし、実は短い文章は読みやすさと要点の伝わりやすさを意識した配慮の現れでもあります。
以下の記事にもあるように、お問い合わせフォームにおいて平均文字数が少なくより簡潔に書かれている文章の方が反応率が高かったという結果もあります。
よくある「冗長な表現」とその「簡潔な言い換え」例
| 冗長な表現 | 簡潔な言い換え |
|---|---|
| ご多用のところ大変恐れ入りますが | 恐れ入りますが |
| もしよろしければご確認いただけますと幸いです | ご確認いただけますと幸いです |
| 何卒よろしくお願いいたします | よろしくお願いいたします |
| 〜していただけませんでしょうか | 〜していただけますか |
| 〜させていただきたく存じます | 〜いたします |
ビジネスメールを簡潔にする5つのコツ
- ワンクッションは1つで十分：
「恐れ入りますが」などのクッション言葉は1回でOK。重ねると読みづらくなります。 - 主語と動詞を近づける：
文が冗長になる原因の一つは、主語と動詞が離れすぎていること。文の構造をシンプルに。 - 重ね言葉を避ける：
「ご確認のほどよろしくお願いいたします」は、「ご確認お願いいたします」で十分。 - 一文一義を意識する：
一文に複数の意味を込めず、要点ごとに文を分けると読みやすさが増します。 - 伝えるべき情報に優先順位をつける：
全部盛り込もうとせず、何を伝えるべきか明確にする。
簡潔なメールにするためのシーン別添削例文
1. アポ依頼メール
2. お礼メール
3. お詫びメール
4. 催促メール
5. 確認依頼メール
相手に失礼の無いようにとクッション言葉を多様した文章や、誤解を招かないようにと長文で説明するような冗長な文章はかえって分かりづらさを生み出すことも少なくないです。短い文章表現を意識し、要点を適切に過不足なく伝えることが一流のビジネスマンへの第一歩です。
まとめ
簡潔なメールは「冷たい」のではなく、むしろ「配慮が行き届いている証拠」です。読み手にとって負担のない文章構成を意識することで、信頼感も高まります。メールの文面に少し工夫を加えるだけで、あなたの印象も変わっていくかもしれません。ぜひ、今回ご紹介した表現やコツを、今日からのメールに取り入れてみてください。
