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ライト
法人営業として東証プライムの上場企業をはじめとする数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして働く傍ら、副業、株式投資、にも興味を持ち始め本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
仕事をしているとプロジェクトの規模が大きくなるにつれて、自分の部署だけでは対応できない場面が増えてきます。他部署とのスムーズな連携が成功すれば、会社全体として大きなシナジー効果を得ることができますが、逆に連携がうまくいかないと、トラブルやプロジェクトの遅延につながりかねません。
例えば、契約書の確認や、法務や財務などの専門知識が必要な場合、自部署で対応できる範囲を超えていることがしばしばあります。また、新製品やサービスの開発でマーケティングや技術部門との協力が必要な場面も多いでしょう。こうした状況下で、円滑なコミュニケーションを取り、他部署との連携をうまく行うことが、プロジェクトの成功を左右します。
今回の記事では、他部署と連携する際の注意点をいくつか紹介し、仕事をスムーズに進めるためのポイントを解説していきます。
仕事で他部署との連携が必要になる場面とは？
他部署との連携が必要になる場面は、職種や業界によって異なりますが、主な例として以下が挙げられます。
- 部署を横断するプロジェクト全体の進行管理
大きなプロジェクトでは、複数の部署が関わるため、全体の進行管理が重要になります。スムーズなコミュニケーションを通じて各部署の状況を把握し、課題を共有し合うことで、プロジェクトの成功率を高めることができます。 - 契約書の確認や法務・財務の専門知識が必要な場面
新しいプロジェクトや取引先との契約において、法務や財務の知識が必要な場面では、専門部署と相談して進めることが欠かせません。このような業務は、自部署の範囲を超えることが多く、他部署の協力が欠かせないものです。 - 引き合いが来たけれども、別部署での対応が適切な場合
営業部門が顧客からの引き合いを受けるものの、実際にその対応には技術部門のサポートが必要だったり、製品開発に関する詳細な調整が求められることがあります。こういった場合には、適切な部署に対応を依頼し、迅速に連携を図ることが重要です。
このように、他部署との連携が求められる場面では、事前に認識のすり合わせやタスクの分担がしっかりと行われることが必要です。
シナジー効果とは？
用語解説：シナジー効果
出典：M＆A Online
他部署と連携する際の注意点3つ
他部署との連携を成功させるためには、いくつかの注意点があります。特に次の3つのポイントを押さえることで、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。
自部署と連携先部署の上司をメールCcに入れる
上司をCcに入れることは、単なるマナーではなく、業務の流れを円滑にするための重要な手段です。上司は部下の業務量や繁忙度を把握しており、必要であればフォローに入ることができます。また、Ccに入れることで、両部署の間に透明性を確保し、連絡漏れや認識のズレを防ぐ効果もあります。
さらに、上司同士が連携することで、部署間の調整が必要な場合や、タスクの優先順位の変更が必要な場合にも、迅速な対応が可能となります。こうした工夫が、プロジェクト全体の進行をスムーズにする一助となるでしょう。
序盤の認識のすり合わせが大切
プロジェクトの初期段階での認識のすり合わせは、後々のトラブルを回避するための鍵です。自部署での常識や習慣が、他部署では当たり前ではないことがあります。例えば、納期やタスクの優先順位に対する考え方が異なることがあります。特に部署ごとに業務フローや文化が異なるため、双方の期待値を早い段階で明確にしておくことが重要です。
具体的には、最初のミーティングでプロジェクトの目標や進行スケジュール、タスク分担を詳細に議論し、全員が同じ認識を持つようにすることが推奨されます。このプロセスを怠ると、後で「そんなことは聞いていなかった」「そこまでの作業は予定に入っていなかった」というようなトラブルにつながる可能性があります。
タスクの分担と期限は文書で残しておく
連携を成功させるための基本的なルールとして、タスクの分担と期限は必ず文書やデータに残すことが挙げられます。口頭でのやり取りや曖昧な認識だけでは、「どちらが担当するのか不明確なまま作業が進んでしまう」「期限の認識が異なっていた」という問題が発生しやすくなります。
メールやドキュメントでタスクとその担当者、期限を明確にしておくことで、万が一のトラブル発生時にも責任の所在が明確になります。また、双方がやるべきタスクを把握できるため、作業の進行状況を適切に管理することが可能となります。
他部署との連携をスムーズにするためには、日常的な人間関係の構築が非常に有効です。特にプロジェクトが始まる前から他部署のメンバーとコミュニケーションを取っておくことで、信頼関係を築き、緊急時にも協力を得やすくなります。
例えば、ランチや社内イベントなどで他部署の人とカジュアルに交流することは、後々の仕事を円滑に進めるための「人脈作り」として非常に効果的です。こうした日頃の関係作りがあると、急な依頼やトラブル発生時にも柔軟な対応が期待できます。
まとめ
他部署との連携は、仕事をスムーズに進める上で避けられない課題です。しかし、上司の巻き込みや序盤のすり合わせ、文書化によるタスク管理など、基本的なポイントを押さえることで、誤解やトラブルを回避し、円滑な連携を実現することができます。さらに、日常的な他部署との交流も、仕事をスムーズに進めるための重要な要素です。
仕事のコミュニケーションを向上させ、プロジェクトの成功に貢献するために、これらのポイントをぜひ実践してみてください。
