この記事の読了目安時間は約 3 分です
ライト
働き盛りの30代で東証プライムの上場企業から中小企業まで数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして会社に勤務する傍ら、自身の知識や経験、学びをアウトプットする目的で本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
WEB会議が定着した現代では、「予定の時間になっても相手がWeb会議に入室してこない」というトラブルに直面することが多々あります。営業職の立場で、大事な商談や打ち合わせの場面でこのような事態が起こると焦りがちです。しかし、こうした場面でこそ、落ち着いて行動して営業としての適切な対応力が問われます。
ライト本記事では、相手がWeb会議に現れない場合に想定される原因と、営業としての適切な対処法を紹介します。
WEB会議になぜ来ない？想定される原因
- 予定を忘れている/日時を勘違いしている：
単純に予定を忘れている、もしくはカレンダーの設定ミスなどにより、相手がWEB会議の開始時間を誤解しているケースがあります。 - 別の会議が長引いている／先方の会議室がまだ空いていない：
別の会議が押している、あるいは先方の会議室が使用中でまだWEB会議に接続できないという事情もよくあります。 - 招待URLメールが届いていない/見落とし：
招待URLのメールが受信フォルダで埋もれていたり、迷惑メールに振り分けられている可能性があります。 - WEB会議に不慣れでシステムトラブルが起きている：
マイナーなWEB会議アプリを使用する場合や先方がWEB会議に慣れてない場合、スムーズに入室できない問題が発生することもあります。
WEB会議に入室してこない場合の具体的対応
相手が入室してこない場合でも、落ち着いて段階的に対応することが大切です。以下は、時間の目安とそれに対応する行動の流れです。
0〜5分：相手が入室して来るのを待つ
回線トラブルや会議準備の遅れなど、すぐに接続できない事情があるかもしれません。焦らずに、会議の趣旨や資料を再確認するなどして時間を有効活用しましょう。
相手が入室してこない場面において、盲目的に相手に何らか問題が発生していると考えてしまいがちですが、開催日時や招待URLが正しいか今一度確認してみましょう。自分が開催日時を勘違いしていたり、招待URLを正しく送信できていない可能性もあります。
5〜10分：状況確認の電話を入れる
相手の携帯や部署代表番号に電話をかけ、相手方の状況を確認します。トーンはあくまで丁寧に、以下のように伝えると良いでしょう。
「本日〇時からの会議についてお電話させていただきました。WEB会議の方でお待ちしておりますが、ご状況はいかがでしょうか？」
10〜15分：メールでフォロー
電話で連絡が取れない場合は、メールで状況確認と場合によっては日程の再調整が可能な意思を伝えましょう。以下は参考となるメールの文例です。
件名：本日〇時のWeb会議について
〇〇様
お世話になっております。
〇〇社の△△です。
本日〇時より予定しておりましたWeb会議の件でご連絡を失礼いたします。
現在、下記WEB会議URLに接続して〇〇様をお待ちしておりますが、ご状況はいかがでしょうか。
（ここに会議URLを貼付）
ご都合により別途日程調整が必要な場合は、ご遠慮なくお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
相手が遅刻しても余裕のある対応と姿勢が大切
- 悪意のある遅刻ではないので責めない：
多忙なビジネスパーソンにとって、スケジュールのズレはつきものです。少々の予定変更やトラブルが発生しても広い心で受け止めましょう。 - 冷静さと柔軟な対応がより一層の信頼を生む：
相手を責めたり焦って余裕がない対応よりも、丁寧でゆとりのあるフォローの方が結果的に相手との信頼を高めます。 - 予想外のトラブルが起きた時も時間を有効活用する：
遅刻/リスケした場合でもその空いた時間で別の商談準備やメールの処理、提案資料の見直しなどにあてましょう。
予定通りWEB会議を開催するためにできる予防策
リマインドメールを前日に送る
アポイントの取得から会議までに少し期間が空いてしまう場合、会議前日にリマインドメールを送ることは相手にスケジュール確認を促せることができ有効です。「明日〇時からのWeb会議、よろしくお願いいたします。」程度の一文で構いません。一言の声かけが信頼感の向上にもつながります。
WEB会議の招待メールを工夫する
Web会議の招待メールは、見やすく簡潔であることが重要です。たとえば件名には【〇月〇日〇時 Web会議のご案内】と記載し、本文には会議のアジェンダ・所要時間・参加URL・事前資料の有無などを明記しましょう。メールを受信した時に相手がすぐに会議の招待メールだと理解できるようにすると、内容の見落としや混乱を防げます。
相手が使い慣れているWEB会議アプリを確認する
Zoom、Teams、Google Meetなど、Web会議のプラットフォームは多岐にわたります。初回の打ち合わせ前に、相手が日常的に使っているツールをヒアリングし、そちらに合わせて招待を送るとスムーズです。使い慣れたツールであれば、接続トラブルや不安も軽減され、予定通りの開始がより確実になります。
今回の記事はWEB会議で起きたら困るシーンについて取り上げました。対面とオンライン商談の使い分けについて、よろしければ下記の記事も参考にしてみて下さい。
まとめ
Web会議において、相手が入室してこないというのは決して珍しいトラブルではありません。しかし、そこでの営業の立ち回り次第で、信頼を損なうか、逆に高めるかが決まります。待つ・連絡する・必要に応じて再調整する。この3ステップを時間的目安を参考にして冷静に実行することで、トラブルをチャンスに変えることができるでしょう。
