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ライト
働き盛りの30代で東証プライムの上場企業から中小企業まで数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして会社に勤務する傍ら、自身の知識や経験、学びをアウトプットする目的で本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
ビジネスシーンにおいて「メールを送ったのに返信が来ない…」という場面は誰にでも起こり得ます。アポイントの日時調整、資料の確認依頼、見積の回答など、待つしかない状況にやきもきする人も多いのではないでしょうか。しかし、催促の仕方を間違えると、相手に不快感を与えてしまったり、関係が悪化する原因にもなりかねません。
ライト本記事では、催促メールを送る際に注意するポイントから、相手に配慮しつつ返信を促すメールの書き方、コツを具体例付きで紹介します。
ビジネスで「返信が来ない」そんな困る場面とは？
ビジネスでは多くのやり取りがメールで行われるため、即時にレスポンスをもらえることは稀で「返信待ち」の状態が発生しやすいものです。たとえば以下のような場面があります。
- アポイント日程の打診をしたが返答がない
- 送付した見積書や資料について返事がない
- 社内メンバーに確認依頼したが既読スルー
- 取引先から意思決定の連絡待ち
このような時、「いつまで待てばいいのか」が分からず業務の進行が滞ってしまうことがあります。相手の気持ちを害したくないけど、返信が欲しい、そんな場面ではどのような催促の方法が有効でしょうか。
催促メールを送る前にまず確認したいこと
催促する前に、まずは以下の点を確認しておきましょう。
- メールは確実に相手に届いているか
誤送信やアドレスのタイプミス、添付ファイルの漏れがないか再確認しましょう。 - 返信期限を具体的に明示していたか
「お手すきの際に」など曖昧な表現だけだと、相手に優先度が伝わっていないかもしれません。 - 相手は繁忙期、休暇中ではないか
月末・週明け・決算期または休暇中など、相手が返信できない理由を想像する配慮が必要です。 - 催促メールを送る理由が自分本位になっていないか
早くプロジェクトを進行させたいからなど、催促の理由が自分本位になっていないか、本当に催促が必要なのか立ち止まって考えることが大切です。
これらを踏まえた上で、「早急に返信が必要だ」と判断した場合に、丁寧な催促を行いましょう。
催促メールの基本構成と書き方
催促メールは、相手の立場や関係性に配慮しつつ、伝えるべき情報を明確に伝えることが大切です。以下が基本的な構成です。
- 件名はわかりやすく簡潔に
-
例：「【再送】◯◯のご確認のお願い」
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-
対社外であれば会社名・部署名も添える
- 前回のメールの内容を簡単に要約：
-
例：「◯月◯日にお送りした〜の件ですが…」
- 催促の主旨：
-
いつまでに返信が必要か、必要が期限内にもらえないとどうなるのか丁寧に記載
- 結びの挨拶：
-
返信への感謝や配慮の言葉を忘れずに
相手がメールを見落としていると考えられる可能性が高い場合でも「ご検討中いただいているところ恐れ入りますが」など、相手との距離感や信頼構築度に合わせて適宜クッション言葉を使うことで、催促のメールも柔らかいニュアンスになります。
催促メールの文例（用途別）
対社外への丁寧な催促（見積書の返信）
件名：【再送】お見積りのご確認のお願い 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 △△株式会社の〇〇です。 先日（◯月◯日）にお送りいたしましたお見積りについて、 ご確認はいただけましたでしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、 10日までにご返信をいただけますと幸いです。 ご発注が11日以降になる場合は納期の再調整が必要になる可能性がございます。 何卒よろしくお願いいたします。
社内メンバーへのややカジュアルな催促（資料の確認に対する返信）
件名：【今週木曜日（◯月◯日）期限】提案資料のご確認について
お疲れさまです。
〇〇です。
先週お送りした提案資料の件ですが、
ご確認はいただけましたでしょうか。
今週金曜に先方へ提出予定のため、
木曜中にフィードバックをいただけると助かります。
よろしくお願いします。
催促メールで注意すべきポイント
いくら急ぎであっても、以下のような書き方は避けましょう。社内外問わずトラブルの元になります。
- 感情的・高圧的な表現：
「まだですか？」「早くしてください」は印象が悪くなります。 - 具体的な返信期限を示さない：
いつまでに返信が欲しいのかがわからないと、相手は後回しにしがちです。 - いきなりCCに上司を入れる：
客観的に妥当でない状況でいきなり上司をCCにいれると相手にプレッシャーをかける形になり、関係を悪化させることも。
催促はあくまで「お願い」であり、相手を「責める」ものではありません。あくまで返信の自由は相手にあるという配慮と意識が大切です。
まとめ：上手に相手からメールの返信をもらうために
返信が来ないと焦る気持ちもありますが、相手にもさまざまな事情があることを忘れてはいけません。まずは自分の送信内容にミスがないかを確認し、適切なタイミングで、丁寧な言葉選びで催促メールを送ることが大切です。
メールのやりとりも「コミュニケーション」です。感情的にならず、誠実な態度でやり取りすることで、ビジネスの信頼関係も深まります。忙しい相手に対しても配慮を忘れず、上手に催促メールを活用していきましょう。
