ライト
働き盛りの30代で東証プライムの上場企業から中小企業まで数多くの企業との商談経験を持つ。サラリーマンとして会社に勤務する傍ら、自身の知識や経験、学びをアウトプットする目的で本ブログを開設。
『企業が書かない』×『社会人に役立つ』そんなビジネスコラムを記事にします。
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メールは日々の業務に欠かせないコミュニケーション手段ですが、その一方で“誤送信”というリスクも常に隣り合わせです。一度送信してしまえば取り消しができないメールは、たった一つのミスが思わぬ情報漏えいや信用失墜を招くことも。本記事では許される誤送信・許されない誤送信の違い、予防の習慣、誤送信時の対応方法を解説します。
メール誤送信が持つリスク
メールの誤送信において特に問題となるのが、「情報漏洩」や「信用失墜」といったリスクです。
意図せぬ相手に添付ファイルを付けてメールを送ってしまった場合、内容によっては機密情報の漏洩につながる恐れもあります。誤送信によって信用が失墜した場合、今後の取引に影響することもあります。
「うっかりミス」で済まされる範囲は限られており、誤送信が繰り返されれば「注意力が低い人」「管理が甘い人」という印象を持たれ、社内評価の低下に直結することもあります。
誤送信の種類と深刻な誤送信
ひと口に「誤送信」といっても、誤送信の種類や深刻度はさまざまです。ここでは、代表的なパターンをいくつか紹介します。
深刻度の高い誤送信の例
- 宛先間違い：アドレス帳の選択ミスなどで意図しない人にメールを送ってしまう
- 添付ファイル間違い：間違ったファイルを添付して送る
- CC・BCCのミス：BCCで送るべきところをCCにしてしまい、全員のアドレスが可視化されてしまう
深刻度が中程度な誤送信の例
- 添付ファイルの漏れ：本文で「添付します」と書いているのに添付し忘れる
- 宛名の誤記：「山田様」とすべきところを「佐藤様」と書いてしまうなど など
メールの誤送信を予防するコツ
人間ですから、仕事にミスはつきものです。ただ、ミスを完全になくすことは難しくても誤送信を予防するコツはいくつかあります。
送信前の1分確認
宛先、本文、添付ファイルなどを送信ボタンを押す前に1分だけ立ち止まって確認する習慣をつけるだけでも、ミスは大幅に減ります。
メールも指差し確認
宛先、添付ファイルは誤送信した際のリスクが大きいため特に注意が必要です。宛先と添付ファイルは指差し確認し、送信前には添付ファイルを開いて中身を最終確認するように細心の注意が必要です。
メールの誤送信を防ぐツールも積極的に活用
最近では、誤送信防止を助けるメールツールも多くあります。以下は誤送信の発生可能性を減らすメールツールの例ですが、会社のITポリシーに照らし、利用できるものは積極的に使用しましょう。
- 添付ファイルがないのに「添付」という単語がメール本文に書いているとアラートを出す
- 宛先に社外アドレスを含むときは送信前に確認画面を表示する
- 送信ボタンを押してから数十秒は取り消しが可能な遅延送信機能
ライト誤送信が起こりやすいのは、残業で疲れていたり、忙しい時、急いでいる時です。余裕が無い時こそメール送信する際は慎重になりたいものです。
もしも誤送信してしまったら
どれだけ注意していても、誤送信が起きてしまうことはあります。誤送信した時に重要なのは、「気づいた瞬間にすぐ動くこと」です。まずやるべきことは、誤送信した相手にすぐ連絡を入れることです。まだメールを開封していなければ、メールの確認前に削除を依頼できる可能性があります。また、同時に上司や関係者に状況を報告する必要があります。できるだけ早い段階で情報共有すれば、被害の拡大を防ぐための判断も迅速に行えます。
信頼を取り戻すには再発防止がカギになります。謝罪だけでは信頼の回復は難しい場合があります。
「なぜ起きたか」「次からどう防ぐか」を自分の言葉で説明することが大切です。こうした姿勢を見せることで、ただの“うっかりミス”ではなく、“次に活かそうとしている誠実さ”が伝わります。
まとめ
メールの誤送信は、誰にでも起こり得るものです。だからこそ、「常に起こる前提」で日頃から対策や習慣を意識しておくことが、最も現実的な対応といえるでしょう。宛先を確認する、添付を確認する、ツールを活用する。
どれもそんなに難しいことではありません。その一つひとつの行動が、自分自身や会社の信用を守る大きな防波堤になります。
